Datenschutzhinweis

Was diese Anwendung über dich speichert, wofür, wie lange, und was du verlangen kannst.

Verantwortlich ist colada als Arbeitgeber. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG) sowie gesetzliche Pflichten zur Lohnabrechnung und Nachweisführung.

Gespeicherte Daten

• Stammdaten: Name, dienstliche E-Mail, Team, Land und Feiertagsregion, Arbeitszeitmodell, Ein- und Austrittsdatum, Rolle.
• Abwesenheiten: Art, Zeitraum, Tage, Status, Kommentare, Entscheidungen mit Zeitstempel.
• Krankheitsdaten: Krankmeldungen und hochgeladene Bescheinigungen. Diese Daten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und nur für dich und HR sichtbar. Kollegen sehen ausschließlich „abwesend“.
• Urlaubskonten, Überstundenkonten und Korrekturen.
• Protokoll: wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
• Technisch: Anmeldezeitpunkt, Sprache, Schlüssel für Kalender-Abos. Die Anmeldung läuft über das Microsoft-Konto, Passwörter speichert die Anwendung nicht.

Wer sieht was

• Du: alles zu deiner Person.
• Dein Teamlead und die Stellvertretung: Anträge und Abwesenheiten deines Teams inklusive Art.
• HR: alle Daten, inklusive Nachweise.
• Geschäftsführung: Übersichten und Berichte, keine Nachweise.
• Alle Kollegen: nur, dass du an einem Tag abwesend bist.

Speicherdauer

• Nachweise (z. B. Krankschreibungen): 1 Jahr(e) nach Ende der Abwesenheit, dann automatische Löschung.
• Abwesenheitsdaten nach Austritt: 3 Jahre, dann Löschung der Person samt Daten.
• Änderungsprotokoll: 10 Jahre wegen der Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen.
• Mail-Ausgang: 90 Tage.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht, Löschung verlangen. Wende dich dazu an HR. Eine vollständige Kopie deiner Daten kannst du hier jederzeit selbst herunterladen.

Die Anwendung wird auf Servern in der EU betrieben. Mails werden über das Microsoft-365-Postfach von colada versendet.